R12 General Ledger : L’utilisation des Jeux d’accès de données (DAS : Data Access Sets)

R12 : Les Jeux de données dans GL

Présentation :

Les jeux d’accès de données sont apparus en R12, afin de vous apporter encore plus de richesses, dans la sécurisation des données dans GL.

On peut les classer en deux grand groupes :

  • Ceux créés automatiquement au moment de la définition du paramétrage
  • Ceux créés manuellement pour des besoins fonctionnels.

1/ Les jeux d’accès de données créés automatiquement

Lors de la création d’un livre comptable (Ledger), vous devez, lors de la phase finale, indiquer au système que votre paramétrage est terminé en cliquant sur le bouton général ‘Terminé’, en toute fin de l’étape de création du Livre.

–> N’oubliez pas de le faire, car cette étape est capitale.

L’objet est de lancer un batch, qui crée un nouvel objet appelé ‘ jeu d’accès de données’. Celui-ci porte exactement le même nom que celui de votre livre.

Il vous faudra ensuite, comme en 11.5.10, mettre à jour l’option de profil ‘GL : Nom du livre’ (Auparavant appelée ‘Nom Entité comptable Oracle GL’), en indiquant le nom de votre livre.

A ce moment, le système affecte, de façon automatique, la même valeur à la une nouvelle option de profil appelée ‘GL : Jeu d’accès de données’.

Aucune action particulière n’est nécessaire de votre part. Ce processus a été créé pour faciliter la migration de la 11.5.10 vers la R12.

La question qu’on est en droit de se poser naturellement est la suivante : Mais alors, à quoi cet nouvel objet de la R12 peut-il servir ?

• Premier apport : Accès à plusieurs livres en même temps

Cela est maintenant possible, à travers une seule responsabilité. Une seule condition : C’est que vos livres aient la même clé comptable et le même calendrier (cette fonction est souvent utilisée, pour permettre l’accès à un livre principal et un ou plusieurs de ses livres de reporting, en une seule fois).

La première étape consiste donc à créer un jeu de livres (Livres ayant la même clé comptable et le même calendrier).

Pour cet exemple, nous utiliserons la clé comptable ‘France Accounting Flex’ et le calendrier Accounting.

jeu-de-livre

 

Lors de la sauvegarde du jeu de livres, ou plus exactement, lors de la fermeture du panneau, un batch se lance automatiquement et génère un jeu d’accès de données spécifique :

Il faut ensuite que vous positionniez le nom de votre jeu de livre (ou plus exactement le nom du jeu d’accès de données) au niveau de l’option de profil ‘GL : Jeu d’accès de données’.

Vous aurez alors la possibilité de pouvoir accéder à vos deux livres, en même temps, en n’utilisant qu’une seule responsabilité.

3-lien-jeu-de-livres

Cela vous donne la possibilité de lancer des traitement multi-livres, par exemple : Editions de grand livre, balance, etc.

Vous pouvez aussi lancer l’ouverture des périodes de l’ensemble des livres de votre jeu, par un seul traitement standard.

ouverture-periodes

Vous êtes ainsi assuré de la synchronisation du statut des périodes au sein de l’ensemble des livres composant le jeu.

• Deuxième apport : Amélioration de la sécurité

Vous pouvez maintenant utiliser un niveau de sécurisation d’accès à des valeurs de vos jeux de valeurs, eux mêmes, associés soit à un segment d’équilibrage ou de segment de gestion.

Pour cela indiquez :

  1/ Les différentes valeurs concernées

 2/ Le niveau d’accès en lecture / écriture

Nb1 : Attention, les niveaux d’accès devront être indiqués pour l’ensemble de vos valeurs. En effet, toute valeur non indiquée sera bloquée, à la fois, en lecture et en écriture.

Nb2 : A la différence des règles de sécurité, les valeurs non autorisées seront visibles dans la liste des valeurs, mais vous recevrez un message, si vous sélectionnez la ou les valeurs en question

Attention : Par défaut, pour les valeurs pour lesquelles vous n’indiquez aucun privilèges (exemple : pour les sociétés 01 à 03, dans notre cas) vous n’aurez ni le droit de saisir, ni le droit de consulter ces valeurs.

Exemple : Vous avez 6 sociétés : 01, 02, 03, 09, 11 et 12 et vous souhaitez gérer des niveaux d’accès différents selon les sociétés.

  • Bloquer l’accès en lecture et écriture pour les sociétés 01, 02, 03
  • Limiter l’accès aux valeurs 04 et 12 en lecture seule
  • Laisser un accès total à la société 11.

Etape 1 : Vous créez le jeu de données suivant :

11-jeud-de-donnees-avec-valeur-societes

Etape 2 : Vous positionnez votre groupe de données au niveau de la nouvelle option de profil : ‘GL : Jeu d’accès de données’ (GL : Data Access Set)

Conséquence de la mise en place de ce jeu d’accès de données :

1 / En saisie de pièce :

Lors de la saisie de valeur de société erronée, interdite (ici, dans notre exemple, pour la société 01), vous recevez un message d’erreur vous indiquant que vous n’avez pas accès à ce compte :

consultation

2/ En consultation de comptes :

Lors de la consultation de comptes, si vous indiquez une fourchette de valeurs contenant  certaines valeurs  interdites, le résultat renvoyé tiendra compte de ces paramètres, cf. dans l’exemple ci-dessous :

das-consultation-ste

Sur cette image, vous pouvez remarquer que malgré la fourchette de sociétés sélectionnées, aucune combinaison n’apparaît avec des valeurs autres que 04, 11 ou 12 . La société 04 est bien  visible.

Vous pouvez  procéder de la même manière, pour certaines valeurs associées au segment de votre clé, porteur de l’attribut segment de gestion (nouveauté de la R12).

 

Thierry Javelle

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